POAC

Definisi Organisasi

Pengorganisasian adalah penerapan struktur peran-peran melalui penentuan aktivitas-aktivitas, pengelompokan aktivitas, penugasan kelompok aktivitas, pengkoordinasian hubungan antar wewenang serta informasi baik secara vertikal maupun horizontal, yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.

1. Organisasi sebagai alat manajemen

Organisasi sebagai alat manajemen adalah organisasi sebagai wadah/tempat manajemen sehingga memberikan bentuk bagi manajemen yang memungkinkan manajemen dapat bergerak. Organisasi sebagai alat organisasi dalam arti statis (tetap atau tidak bergerak).

2. Organisasi sebagai fungsi manajemen

·         “a group of people”, yaitu kelompok orang-orang yang membentuk kelompok tertentu yang bekerjasama untuk melaksanakan suatu usaha atau kegiatan.

·         “a system of authority”, yaitu organisasi sebagai sistem wewenang yang memberikan kekuasaan bagi setiap pejabat dalam melaksanakan tugasnya.

·         “a system of function”, yaitu sebagai sistem distribusi tugas sehinggaa masing-masing pejabat memegang tugas tertentu

Struktur Organisasi

Struktur dasar dari suatu organisasi tergantung pada ukuran perusahaan, sifat usaha, dan kerumitan dari masalah-masalah yang dihadapi. Bentuk struktur organisasi yang paling umum adalah :

            Organisasi Lini

            Bentuk organisasi yang paling sederhana yaitu garis lurus. Ciri-ciri yang penting sesuai dengan namanya, adalah bahwa jabatan-jabatanyang tercantum di dalam bagan organisasi terletak pada satu garis vertikal.

            Organisasi Staf

             Organisasi staf adalah suatu bentuk organisasi yang hanya mempunyai hubungan dengan pucuk pimpinan dan fungsi memberi bantuan, baik berupa pemikiran maupun hal-hal lainnya, untuk kelancaran tugas pimpinan.

Cara penggabaran struktur organisasi menurut Henry G. Hodges sebagai berikut :

1. Bentuk Piramidal
2. Bentuk Vertikal
3. Bentuk Horisontal
4. Bentuk Melingkar

Pengorganisasian Sebagai Fungsi Manajemen

            Dalam rangka membentuk organisasi yang baik perlu diketahui dan diperhatikan asas-asas dalam organisasi, yaitu :

1. Asas kesatuan komando

Suatu asas dimana tiap-tiap pegawai hanya mempunyai satu pimpinan, agar tugas-tugas yang diberikan dapat dilaksanakan.

2. Span of control

Untuk memberi batas kemampuan seorang pimpinan untuk dapat mengatur dan mengawasi bawahannya.

3. Pembagian kerja secara homogeny

Bermacam tugas dalam organisasi harus dibagi-bagi sedemikian rupa

Pengertian Actuating

Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.
Jadi, actuating merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

Prinsip-Prinsip Actuating

1.  Beorientasi pada tujuan organisasi

2. Pengawasan harus objektif, jujur dan mendahulukan kepentingan umum dari pada kepentingan pribadi

3.  pengawasan harus berorientasi pada kebenaran menurut peraturan yang berlaku

4.  pengawasan harus menjamin hasil guna dan daya guna

5.  pengawasan harus terus menerus

6.  pengawasan harus berdasarkan standar yang ojektif, teliti dan tepat.

Pentingnya Actuating

§  menciptakan kerjasama yang lebih efisien

§  mengembangkan kemampuan dan keterampilan staf

§  menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaan

§  mengusahakan suasana lingkungan kerja yang dapat meningkatkan motivasi kerja

§  membuat organisasi berkembang secara dinamis

Definisi Pengawasan ( Controlling )

Pengawasan merupakan suatu proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan manajemen adalah usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan standard yang ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyipangan serta mengambil tindakan koreksi yang
diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan baik dan benar.

Tipe – tipe Controlling

Pengawasan dibedakan menurut sifat dan waktunya :

1)      Preventive control

Pengawasan dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan. Pemimpin mengawasi perencanaan kegiatan yang akan dilaksanakan hingga persiapan yang dilakukan, termasuk rekruitmen anggota.

2)      Repressive control

Pengawasan yang dilauka dari pelaksanaan kegiatan berlangsung dengan mengawasi hasil yang dari pelaksanaan kegiatan, serta evaluasi dan laporan yang didapat.

3)      Pengawasan saat proses dilakukan

Pengawasan yang dilakukan bersamaab dengan proses, sehingga langsung mengikuti proses koreksi jika ada penyimpangan

4)      Pengawasan berkala

Pengawasan yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu berdasarkan kesepakatan

5)      Pengawasan mendadak

Pengawasan yang dilakukan secara tiba-tiba untuk melihat kinerja staff sehari-hari dan menghindari terjadinya penyimpangan

6)      Pengawasan melekat

Pengawasan yang dilakukan secara dekat terhadap staff, hal ini sering dilakukan untuk tujuan yang spesifik dan bersifat khusus.

Langkah-langkah dalam controlling

1.  Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.

2.  Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai dengan melaksanakan evaluasi terhadap kinerja serta kompetensi SDM

3.  Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar

4.  Kembali membandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan tujuan awal kegiatan tersebut dilaksanakan, dan mengukur capaian keberhasilannya.

5.  Melakukan tindakan perbaikan

6.  Jika ada kesalahan atau penyimpangan segera lakukan perbaikan

7.  Meninjau dan menganalisis ulang rencana

8.  Kembali membuat rencana baru jika terjadi penyimpangan

Sumber : Herujito, M Yayat. 1998 . Dasar-dasar Manajemen. Yogyakarta : BPFE

                 Sedyana. 1998. Manajemen dan Organisasi Produksi. Jakarta : Erlangga