Pengorganisasian adalah penerapan
struktur peran-peran melalui penentuan aktivitas-aktivitas, pengelompokan
aktivitas, penugasan kelompok aktivitas, pengkoordinasian hubungan antar
wewenang serta informasi baik secara vertikal maupun horizontal, yang
dibutuhkan organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.
1. Organisasi sebagai alat manajemen
Organisasi sebagai alat manajemen adalah organisasi sebagai wadah/tempat
manajemen sehingga memberikan bentuk bagi manajemen yang memungkinkan manajemen
dapat bergerak. Organisasi sebagai alat organisasi dalam arti statis (tetap
atau tidak bergerak).
2. Organisasi sebagai fungsi manajemen
· “a group of people”, yaitu kelompok orang-orang yang
membentuk kelompok tertentu yang bekerjasama untuk melaksanakan suatu usaha
atau kegiatan.
· “a system of authority”, yaitu organisasi sebagai sistem
wewenang yang memberikan kekuasaan bagi setiap pejabat dalam melaksanakan
tugasnya.
· “a system of function”, yaitu sebagai sistem distribusi
tugas sehinggaa masing-masing pejabat memegang tugas tertentu
Struktur
Organisasi
Struktur dasar dari suatu organisasi
tergantung pada ukuran perusahaan, sifat usaha, dan kerumitan dari
masalah-masalah yang dihadapi. Bentuk struktur organisasi yang paling umum
adalah :
Organisasi
Lini
Bentuk
organisasi yang paling sederhana yaitu garis lurus. Ciri-ciri yang penting
sesuai dengan namanya, adalah bahwa jabatan-jabatanyang tercantum di dalam
bagan organisasi terletak pada satu garis vertikal.
Organisasi
Staf
Organisasi staf adalah suatu bentuk organisasi yang hanya mempunyai
hubungan dengan pucuk pimpinan dan fungsi memberi bantuan, baik berupa
pemikiran maupun hal-hal lainnya, untuk kelancaran tugas pimpinan.
Cara
penggabaran struktur organisasi menurut Henry G. Hodges sebagai berikut :
- Bentuk
Piramidal
- Bentuk
Vertikal
- Bentuk
Horisontal
- Bentuk
Melingkar
Pengorganisasian
Sebagai Fungsi Manajemen
Dalam
rangka membentuk organisasi yang baik perlu diketahui dan diperhatikan
asas-asas dalam organisasi, yaitu :
- Asas kesatuan komando
Suatu asas
dimana tiap-tiap pegawai hanya mempunyai satu pimpinan, agar tugas-tugas yang
diberikan dapat dilaksanakan.
- Span of control
Untuk memberi
batas kemampuan seorang pimpinan untuk dapat mengatur dan mengawasi bawahannya.
- Pembagian kerja secara homogeny
Bermacam tugas dalam organisasi harus
dibagi-bagi sedemikian rupa
Pengertian
Actuating
Dalam
fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan
aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih
menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam
organisasi. George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha
menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka
berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran
anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin
mencapai sasaran-sasaran tersebut.
Jadi, actuating merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan,
dengan melalui berbagai pengarahan agar setiap karyawan dapat melaksanakan
kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.
Prinsip-Prinsip Actuating
1. Beorientasi pada tujuan organisasi
2. Pengawasan harus
objektif, jujur dan mendahulukan kepentingan umum dari pada kepentingan pribadi
3. pengawasan harus berorientasi pada kebenaran
menurut peraturan yang berlaku
4. pengawasan harus menjamin hasil guna dan daya
guna
5. pengawasan harus terus menerus
6. pengawasan harus berdasarkan standar yang
ojektif, teliti dan tepat.
Pentingnya Actuating
§
menciptakan
kerjasama yang lebih efisien
§
mengembangkan
kemampuan dan keterampilan staf
§
menumbuhkan
rasa memiliki dan menyukai pekerjaan
§
mengusahakan
suasana lingkungan kerja yang dapat meningkatkan motivasi kerja
§
membuat
organisasi berkembang secara dinamis
Definisi Pengawasan ( Controlling )
Pengawasan merupakan suatu proses untuk
menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan
manajemen adalah usaha sistematik untuk
menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan tujuan
perencanaan, membandingkan kegiatan nyata
dengan standard yang ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyipangan serta mengambil
tindakan koreksi yang
diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber
daya perusahaan dipergunakan dengan baik dan benar.
Tipe – tipe Controlling
Pengawasan dibedakan
menurut sifat dan waktunya :
1)
Preventive
control
Pengawasan
dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan. Pemimpin mengawasi perencanaan
kegiatan yang akan dilaksanakan hingga persiapan yang dilakukan, termasuk
rekruitmen anggota.
2)
Repressive
control
Pengawasan
yang dilauka dari pelaksanaan kegiatan berlangsung dengan mengawasi hasil yang
dari pelaksanaan kegiatan, serta evaluasi dan laporan yang didapat.
3)
Pengawasan
saat proses dilakukan
Pengawasan
yang dilakukan bersamaab dengan proses, sehingga langsung mengikuti proses
koreksi jika ada penyimpangan
4)
Pengawasan
berkala
Pengawasan
yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu berdasarkan kesepakatan
5)
Pengawasan
mendadak
Pengawasan
yang dilakukan secara tiba-tiba untuk melihat kinerja staff sehari-hari dan
menghindari terjadinya penyimpangan
6)
Pengawasan
melekat
Pengawasan
yang dilakukan secara dekat terhadap staff, hal ini sering dilakukan untuk
tujuan yang spesifik dan bersifat khusus.
Langkah-langkah dalam controlling
1.
Menentukan
standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.
2.
Mengukur
pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai dengan melaksanakan evaluasi terhadap
kinerja serta kompetensi SDM
3.
Membandingkan
pelaksanaan atau hasil dengan standar
4.
Kembali
membandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan tujuan awal kegiatan tersebut
dilaksanakan, dan mengukur capaian keberhasilannya.
5.
Melakukan
tindakan perbaikan
6.
Jika
ada kesalahan atau penyimpangan segera lakukan perbaikan
7.
Meninjau
dan menganalisis ulang rencana
8.
Kembali
membuat rencana baru jika terjadi penyimpangan
Sumber
: Herujito, M Yayat. 1998 . Dasar-dasar Manajemen. Yogyakarta : BPFE
Sedyana. 1998. Manajemen dan Organisasi Produksi. Jakarta : Erlangga